项目基本信息

功能描述

• 客户使用A8协同表单进行集团和门店的预算费用申请及费用报销，预算内与预算外的条件判断由手工完成，财务凭证手工填写；客户使用NC的预算管理模块和财务管理模块进行预算规划和财物报销；
• 预算控制：要求A8中执行预算费用申请时由预算审核员，填入费用科目，预算月份后，系统根据预算模块提供的部门月预算数据计算确定流程流转方向，并完成预算的预抵减；
• 凭证输出：费用报销单核预算费用申请单审批完成后形成凭证数据，转入客户指定的MIS系统数据库，MIS系统将凭证数据转入NC财务系统中；
• 集成目标：

减少人为因素对预算费用申请的影响，实现预算监管部分职能；
降低财务人员凭证录入的工作量；

效果演示

• 预算控制：
• 预算控制仅针对1个模板流程：费用申请单，不涉及其他报销流程。费用申请单样表如下：

图1.1 单据打印
预算控制原则：

• 如要使用预算控制功能，在流程中必须增加预算管理员岗位，待预算管理员填写完费用科目、预算月份并完成提交后，此单位、部门、本月的本月费用科目预算将被“预提”，系统根据“预提”结果填写预算情况，自动选择分支条件：
• 如果“预提”后预算<0,系统将自动放弃预提，并转入预算外分支审定流程，下一节点预算情况描述为“预算外”，可用预算将保留原值；
• 如果“预提”后预算>=0,系统将自动从预算中扣除“预提”，并转入预算内分支审定流程，下一节点预算情况描述为“预算内”，可用预算将为“预提”后费用；待流程全部结束并生成凭证导入MIS系统中，“预提”将被正式在“OA”中确认。

流程及各流程中表单对应处理关系如下：

• 如果发生预算变更，必须首先调整预算系统，待数据同步到OA后，新的预算控制才可生效；变更前已通过预算管理员设定的单据流程将不会做自动调整；如果单据需要修改，必须退回到预算管理员再做审定或中止单据，重新发起新单据；
• 在预算管理员后被中途撤销或中止流程时，本张单据“预提”费用将被退回到部门预算月费用中，不做扣减。
• 摘要内容必须在流程结束前填写，否则无法形成凭证；

• 凭证导出功能描述：
• 1.  系统管理员在配置页面配置MIS系统数据库地址和连接方式及异常情况导入文件名称；
• 2.  表单管理员在表单设计中设定表单模板是否导出凭证；
• 3.  在表单审批完成后，直接导出凭证，并追加到MIS系统指定数据库表（Sybase），由MIS系统转换后导入财务系统；
• 4.  导出成功后，记录加入日志。如果导出不成功，数据追加到指定的excel文件中，每天追加导出一个excel文件，由MIS系统手工导入后，手工删除此文件。
• 5.  导入MIS系统数据内容如下：（均为必填字段）

3. 技术实现

• 预算控制功能采用“预算控制总表”方式完成预算系统与OA系统的数据交换，预算系统按照规范将预算信息即时更新“预算控制总表”，OA系统的预算控制模块完成核对与控制功能；（概要设计在稍后文档提供）。
• 凭证导出功能采用“凭证交换表”方式完成OA系统与MIS系统的数据交换，由于MIS系统涉及非OA数据库表，所以OA系统提供配置和导出两大功能模块；